A partir de 2016 todos los contribuyentes, personas físicas y morales, tienen la obligación de llevar su contabilidad en medios electrónicos y, además, de enviar periódicamente al Servicio de Administración Tributaria (SAT) la información de su contabilidad a través del “Buzón Tributario”.
No obstante esta obligación general, la Resolución Miscelánea Fiscal 2016, en su regla 2.8.1.6., excluye de la obligación de hacer los envíos de contabilidad a los siguientes contribuyentes:
• Las personas físicas que tributen en el RIF
• Las personas físicas que obtengan ingresos por honorarios
• Las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles, con ingresos por donativos que no excedan los 2 millones de pesos, y que no obtengan ingresos por los que deban pagar e ISR
• Las demás personas físicas y las Asociaciones Religiosas que hayan optado por utilizar el sistema “Mis Cuentas” del SAT
Lo anterior se resume de la siguiente manera: Quienes hagan uso de la herramienta Mis Cuentas, están eximidos de presentar periódicamente la información de su contabilidad.
De esta conclusión surge una importante interrogante: ¿Es Mis Cuentas una herramienta en la que se lleva la contabilidad?
¿Qué es “Mis Cuentas”?
Mis cuentas es una herramienta del SAT a través de la cual se emiten facturas por los ingresos generados y se registran gastos incurridos en la actividad, pero no es propiamente un sistema que lleve contabilidad.
A través de esta herramienta se registran los ingresos y los gastos, y dado que por esta razón el SAT cuenta con la información de las operaciones del contribuyente, es que se le exime de presentar la información de la contabilidad, pero esto no quiere decir que Mis Cuentas sea propiamente un sistema de contabilidad.
A través de esta herramienta se puede realizar lo siguiente:
• Facturación
• Generar factura
• Comprobante
• Nómina
• Donativo
• Cancelar
• Consultar y recuperar
• Reporte nómina
• Mi contabilidad
• Ingresos
• Gastos
• Consulta
• Otros ingresos
• Otros gastos
• Mis declaraciones
• Incorporación fiscal
• Arrendamiento
• Simulador
• Mi información
• Perfil
• Nómina
• Trabajadores
Como se indica, en la herramienta Mis Cuentas se pueden realizar una serie de registros de las operaciones de la empresa. Con esto se releva al contribuyente de llevar contabilidad electrónica y de presentar periódicamente la información contable, pero como se ha dicho, para efectos prácticos no es propiamente un sistema de contabilidad.
¿Quiénes pueden usar mis cuentas?
Mis cuentas puede ser utilizada por los contribuyentes de los siguientes regímenes:
• Régimen de Incorporación Fiscal (obligatorio)
• Régimen de Arrendamiento (opcional)
• Régimen de Honorarios (opcional)
• Asociaciones religiosas (opcional)
• Sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles, con ingresos por donativos no superiores a 2 millones de pesos y sin ingresos gravados por el ISR. (Opcional)
Como se ha indicado, que quienes hayan optado por hacer el uso de Mis cuentas, quedan relevados de emplear el buzón tributario para el envío mensual de su contabilidad electrónica.
Registro en Mis cuentas
Factura
En este apartado se capturan los datos para la generación de CFDI por los ingresos del contribuyente.
Algo que se debe de tomar en cuenta, si se desea facturar a través de esta herramienta, es que los datos que se ingresaran serán únicamente los básicos; por ejemplo, al llenar los datos del receptor, el sistema solamente permite ingresar el RFC del cliente (no así su nombre ni domicilio). En el caso de la descripción de las mercancías, se encuentra una casilla que deberá de ser habilitada si se desea ingresar información cantidad, precio unitario, etc., si no, únicamente se incluye una breve descripción.
Mi contabilidad
Ingresos
En este apartado se registrarán únicamente aquellos ingresos por los cuales no se haya emitido ningún CFDI.
Como se muestra en la imagen anterior, en este apartado no se permite indicar el RFC, el sistema en automático selecciona que ese ingreso es obtenido por “Servicio o venta al público en general”.
Gastos
Al igual que los ingresos, en este apartado se registran los gastos por los que no se cuenta con un CFDI que lo ampare.
Los gastos por los que sí se tenga un CFDI no deben agregarse en esta plataforma, ya que la autoridad, al tener esas facturas de gasto en sus sistemas, ya posee la información de la de las deducciones del contribuyente.
Consulta
Dentro de este apartado, se realiza la consulta de los ingresos, gastos, otros ingresos y otros gastos, ya sea de un mes, periodo o simplemente de un día.
Otros ingresos
En este apartado, se registran los ingresos que se hayan obtenido por los siguientes conceptos:
• Intereses cobrados
• Ganancia cambiaria
• Ganancia por enajenación de activos
• Devoluciones realizadas
• Descuentos por pronto pago
• Cantidad recuperada no invertida
Para agregar un ingreso de este tipo, primeramente se deben llenar los datos obligatorios como ejercicio, período, tipo de ingreso, etc., para después pulsar el botón “Consultar”. Al avanzar a la pantalla de consulta, aparece la opción para agregar un ingreso.
Para consultar los ingresos registrados, se selecciona el tipo de ingreso y se llenan los campos obligatorios.
Otros gastos
En este apartado los contribuyentes pueden registrar gastos por los siguientes conceptos:
• Pérdida cambiaria
• Devoluciones recibidas
• Descuentos otorgados
• Depreciación
• Intereses pagados
• Impuestos locales
• Cuotas obrero patronales
• Pagos a INFONAVIT
• Perdida por venta de activos
Este es el único apartado que tienen los contribuyentes para registrar gastos como lo es la depreciación, los pagos por impuestos o las cuotas obrero patronales.
Declaraciones
En el caso de las declaraciones, únicamente se pueden presentar por este medio los contribuyentes que pertenecen al RIF.
Los contribuyentes que pertenecen a Régimen de Honorarios, las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles, las asociaciones religiosas que utilicen esta herramienta, no realizan el pago de sus impuestos por este medio, sino que deberán de presentar sus declaraciones por medio del Sistema de Declaraciones y Pagos (SDyP).
Conclusiones
La aplicación 'Mis Cuentas' no es propiamente un sistema para llevar contabilidad. Es una herramienta de registro de ciertas operaciones que al utilizarla el contribuyente queda liberado de la obligación de enviar periódicamente la información de su contabilidad.