Uno de los requisitos de la deducción de la nómina es la generación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) por cada uno de los pagos que se hagan a los trabajadores por ese concepto; es decir, se debe emitir una factura electrónica timbrada por cada uno de estos pagos, y entregarse al trabajador.
Problemática
Una de las problemáticas que se presentan en este proceso, comúnmente referido como “timbrado de la nómina”, es la entrega de los archivos electrónicos a los trabajadores, pues es obligación entregar el archivo en formato XML de conformidad en el Artículo 29 fracción V del Código Fiscal de la Federación.
Representación impresa
Al respecto, la Regla Miscelánea 2.7.5.2., establece que los contribuyentes que se encuentren imposibilitados para cumplir con lo establecido en el párrafo anterior, podrán entregar una representación impresa del CFDI de las remuneraciones cubiertas a sus trabajadores, debiendo contener al menos los siguientes datos: El folio fiscal, el RFC del empleador, y el RFC de empleado.
Facilidad vía web
Esta regla señala una facilidad en que establece que se tendrá por cumplida la obligación de entregar la representación impresa de los CFDI, si el patrón pone a disposición de los trabajadores una página de internet que les permita obtenerlos.
En este sentido, se indica que los empleadores que no pueden realizar lo anterior, podrán entregar a sus trabajadores las representaciones impresas del CFDI de forma semestral, dentro del mes inmediato posterior al término de cada semestre.
En ambos casos, el requisito es que se hayan emitido los CFDI correspondientes dentro de los plazos establecidos para tales efectos.
Consideración
Reconociendo que la facilidad puede resultar útil en algunos casos, debe resaltarse que estos comprobantes se usan a su vez como recibo de nómina, y una práctica laboral generalizada es que estos recibos sean firmados por el trabajador como prueba documental de que la nómina fue liquidada y reciba de conformidad.
En este sentido, el hecho de entregar los recibos vía una descarga en Internet o dejar transcurrir medio año sin que los recibos sean firmados por los trabajadores, puede representar un riesgo laboral.
En todo caso puede establecerse un mecanismo en el que el trabajador firme un recibo de nómina, donde consten el monto recibido y los descuentos realizados, sin que sea propiamente un CFDI, pero que tengan validez para efectos laborales, y que los CFDI sean descargados o entregados semestralmente en los términos de facilidad comentada; sin embargo, esto sería duplicar el trabajo al realizar los recibos de cada pago y la entrega del CFDI.
Observaciones
Por lo anteriormente comentado, si bien puede resultar útil en algunos casos una facilidad como esta, para muchos patrones representaría un riesgo laboral, o bien, una duplicidad de tareas administrativas.
Se sugiere que en cada caso en particular se evalúen los elementos del caso para sopesar las posibles implicaciones en sistemas, costos, el ambiente laboral y los riesgos jurídicos que esto representa, antes de tomar la decisión de aplicarla.