Antecedentes
Hasta el año 2013, el Artículo 118 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) vigente hasta el 31 de diciembre de 2013, estableció la obligación para los patrones de proporcionar a los trabajadores, constancias de remuneraciones cubiertas, de retenciones efectuadas y del monto del impuesto local a los ingresos por salarios, que les hubieran deducido en el año de calendario de que se trate.
De acuerdo con la fracción III del referido artículo, las constancias debían entregarse a más tardar el 31 de enero de cada año, plazo que generalmente se extendía hasta el 28 de febrero de cada año a través de reglas misceláneas, otorgando así un mes más de plazo.
Los únicos casos en que la constancia se entrega en fecha distinta son en aquellos de retiro del trabajador, en los que se proporcionarán dentro del mes siguiente a aquél en que ocurra la separación. Así lo establece la fracción III citada.
Esta obligación permaneció vigente hasta el año 2013, cuyas constancias se entregaron en febrero de 2014.
Cambio de obligación en 2014
A partir de 2014 desaparece la obligación de expedir constancias por retenciones y, en su lugar el Artículo 99 en su fracción III establece que los patrones deben expedir y entregar comprobantes fiscales a las personas que reciban pagos por salarios y asimilados, en la fecha en que se realice la erogación correspondiente.
Esto significa que en 2014, en lugar entregar constancias al término del año (en febrero de 2015), se entregaría el documento conocido como comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) de nóminas en la medida en que se realizara cada pago.
Facilidades en el plazo de entrega
Durante el año se emitieron facilidades para la expedición y entrega de estos documentos, quedando como plazo definitivo el 31 de diciembre de 2014 y, para aquellos contribuyentes que utilizan la plataforma Mis Cuentas, hasta el 31 de enero de 2015.
Medios de entrega
La Regla Miscelánea 2014 I.2.7.2.5.2. señala que los contribuyentes entregarían o enviarían a sus trabajadores el formato electrónico XML de las remuneraciones cubiertas.
Los contribuyentes en imposibilidad de cumplir con la entrega electrónica, podían entregar una representación impresa del CFDI de las remuneraciones cubiertas a sus trabajadores, debiendo contener al menos los siguientes datos:
I. El folio fiscal
II. El RFC del empleador
III. El RFC de empleado
Quienes pusieran a disposición de sus trabajadores una página o dirección electrónica que les permitiera obtener la representación impresa del CFDI, tendrían por cumplida la entrega de los mismos.
Quienes no pudieran entregarlo de esta manera, podían entregar a sus trabajadores las representaciones impresas del CFDI de forma semestral, dentro del mes inmediato posterior al término de cada semestre.
Esta facilidad fue aplicable siempre que al efecto se hubieran emitido los CFDI correspondientes dentro de los plazos establecidos para tales efectos.
Conclusión
De lo anterior se desprende que los patrones ya no entregarán constancia de retención como se hizo hasta el año 2014 (por los ingresos obtenidos en 2013), sino que durante 2014 debieron haber entregado el CFDI de nómina en los períodos aplicables, sin embargo, se debe considerar el Artículo Noveno Transitorio de la Ley del Impuesto sobre la Renta publicado el 11 de diciembre de 2013, el cual establece en su fracción X, que:
Para los efectos de la obligación de presentar las declaraciones informativas y constancias establecidas en los artículos (…) 118, III, (…) de la Ley del Impuesto sobre la Renta que se abroga, se deberá cumplir con dicha obligación en los términos de esa Ley, a partir del 1 de enero de 2014 y hasta el 31 de diciembre de 2016.
De lo anterior se desprende que, además de la obligación de expedir el CFDI de nómina que tuvieron los patrones en 2014 (y que continúa vigente), deben también expedir las constancias de retención correspondientes al ejercicio 2014.
El formato a utilizar para expedir las constancias de retención es el Formato 37.
Al respecto, la Regla Miscelánea 2015 3.12.3. (scroll hasta el final, es la última regla de esa sección) señala que los contribuyentes que deban expedir constancias a las personas que les hubieran prestado servicios personales subordinados, a través de la forma oficial 37 del Anexo 1, podrán optar por utilizar en lugar de la citada forma, el Anexo 1 de la forma oficial 30 'Declaración Informativa Múltiple', el cual deberá contener adicionalmente, sello, en caso de que se cuente con éste y firma autógrafa o digital del empleador que lo expide.
Para estos efectos, se debe atender a lo establecido en la Regla 3.12.4., que indica tanto el formato 37 como las impresiones que se hagan del Anexo 1 del DIM, debe llevar la siguiente leyenda:
'Se declara, bajo protesta de decir verdad, que los datos asentados en la presente constancia, fueron manifestados en la respectiva declaración informativa (múltiple) del ejercicio, presentada ante el SAT con fecha ____________________ y a la que le correspondió el número de folio o de operación __________, asimismo, SI ( ) o NO ( ) se realizó el cálculo anual en los términos que establece la Ley del ISR.'
Al final de esta leyenda deberá nuevamente imprimirse el sello, en caso de que se cuente con éste, y firmarse por el empleador que expida la constancia.
Las constancias a que se refiere la presente regla, podrán proporcionarse a los trabajadores a más tardar el 28 de febrero de cada año.
Por lo anterior, los patrones sí tienen la obligación de expedir la constancia de retención del ejercicio 2014 a sus trabajadores, pudiendo hacerlo siguiendo las formalidades indicadas anteriormente, y a más tardar el 28 de febrero de 2015.