El manejo administrativo de los viáticos y gastos de viaje propicia incertidumbre sobre la forma correcta de acreditar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) por quien los paga.
Definición de conceptos
Primeramente es importante conocer la definición de estos dos conceptos: Viáticos y Gastos de Viaje.
En la legislación fiscal no se encuentra una definición expresa de estos términos. Sin embargo, para el caso de viáticos, existe una definición contenida en un documento de la Secretaría de Hacienda, que es para fines de administración de la Secretaría, pero que resulta ilustrativo. El documento se titula Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de diciembre, 2007, y al efecto señala que por viáticos se entiende todos los gastos necesarios para el cumplimiento de una comisión, como serían transporte local, alimentación, hospedaje, servicio de Internet, fax, fotocopiado, llamadas telefónicas, propinas, lavandería, tintorería, entre otros.
La Real Academia Española define viático como “Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”, lo que va en el mismo sentido que la definición anterior.
En el caso de gasto de viaje, tampoco existe una definición, pero de una interpretación de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se puede concluir que gastos de viaje son aquellos destinados a “hospedaje, alimentación transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje' de la persona que realiza el viaje. (Art. 28 fracc. V)
Como se puede observar, ambos conceptos son muy similares.
Problemática
Uno de los problemas que se presentan con el manejo de viáticos y gastos de viaje, es definir el momento en que el IVA de dichos gastos debe acreditarse, ya que es común que las empresas entreguen cantidades de dinero en efectivo a sus empleados para realizar el viaje, y los gastos son comprobados, lógicamente, con facturas expedidas con fecha posterior a la salida de dinero de la empresa.
Este problema se plantea en la práctica debido que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha sostenido el criterio de que una de las pruebas de que el IVA ha sido pagado y, por ende, procede su acreditamiento, es demostrando mediante el estado de cuenta bancario la salida del efectivo.
En este caso, como ya se mencionó, la salida de dinero se hace en una fecha determinada porque se entrega al trabajador, pero el pago de los servicios y obtención de los comprobantes se hace naturalmente en fechas posteriores.
Otra situación que se presenta es que algunas empresas cuentan con tarjetas de crédito empresariales que les otorgan a sus funcionaros y a través de ellas se efectúan los pagos; es decir, no existe una salida de efectivo anticipada, pues los pagos se hacen con la tarjeta de crédito, y posteriormente la empresa paga el saldo de la tarjeta.
Momento de acreditamiento del IVA
Uno de los requisitos para acreditar el impuesto, según lo establece el Artículo 5 fracción III de la Ley del IVA, es que “el impuesto al valor agregado trasladado al contribuyente haya sido efectivamente pagado en el mes de que se trate”.
Por otra parte, el Artículo 17 del mismo ordenamiento establece que tratándose de la prestación de servicios, “se tendrá obligación de pagar el impuesto en el momento en el que se cobren efectivamente las contraprestaciones y sobre el monto de cada una de ellas”, lo que se complementa con el Artículo 1-B al señalar que “se consideran efectivamente cobradas las contraprestaciones cuando se reciban en efectivo, en bienes o en servicios, aun cuando aquéllas correspondan a anticipos, depósitos o a cualquier otro concepto sin importar el nombre con el que se les designe, o bien, cuando el interés del acreedor queda satisfecho mediante cualquier forma de extinción de las obligaciones que den lugar a las contraprestaciones”.
Si bien los dos artículos anteriores citados hacen referencia a la causación del impuesto, es decir, a la persona que va a cobrar por los servicios prestados al viajero, es claro que pueden ser utilizados para saber el momento en que el IVA se está pagando, ya que se trata de un mismo impuesto que para uno es impuesto causado y para la contraparte es acreditable.
Pagos en efectivo
Ahora bien, cuando el trabajador que realiza el viaje está recibiendo sus viáticos o gastos de viaje en efectivo por parte de la empresa, la empresa no está pagando la contraprestación, pues los servicios no han sido prestados aún, por lo que no sería posible considerar que se están entregando anticipos o que se están pagando ya los servicios. En consecuencia, no sería procedente acreditar el impuesto en el momento en que los viáticos se entregan al trabajador.
Un ejemplo sería el de una empresa transportista que proporciona efectivo a sus choferes para los gastos de alimentación, hospedaje, etc. Ese dinero se entrega a los choferes, pero no se sabe cuándo ni dónde se gastarán, sino hasta que el chofer regresa con los comprobantes respectivos.
El momento para acreditar el IVA de esos gastos será la fecha en que se paguen los servicios recibidos por el viajero, lo que se demostrará con la documentación comprobatoria, en la que es recomendable que se indique cuál es la fecha de pago, para tener así un soporte documental para proceder al acreditamiento del impuesto.
Pagos con tarjeta de crédito
Cuando los pagos por los servicios recibidos en el viaje se hacen con tarjeta de crédito, el acreditamiento del impuesto se hace en el momento en que se hace el cargo a la tarjeta. Así lo establece el Artículo 1-B de la Ley del IVA en su último párrafo al indicar que:
Cuando con motivo de la enajenación de bienes, la prestación de servicios o el otorgamiento del uso o goce temporal de bienes, los contribuyentes reciban documentos o vales, respecto de los cuales un tercero asuma la obligación de pago o reciban el pago mediante tarjetas electrónicas o cualquier otro medio que permita al usuario obtener bienes o servicios, se considerará que el valor de las actividades respectivas, así como el impuesto al valor agregado correspondiente, fueron efectivamente pagados en la fecha en la que dichos documentos, vales, tarjetas electrónicas o cualquier otro medio sean recibidos o aceptadas por los contribuyentes.
De lo anterior se desprende que, aunque se trate de medios de pago distintos (efectivo y tarjeta de crédito), el momento en que el impuesto es acreditable es el momento en que se pagan las contraprestaciones.
Acreditamiento proporcional
Un aspecto importante es que el acreditamiento del IVA por los gastos de viaje o viáticos, sólo se realizará hasta por la proporción en que los gastos sean deducibles para efectos del Impuesto sobre la Renta. (LIVA 5° fracc I)
A continuación se presenta un esquema que muestra los topes de deducción de estos gastos.
Tipo de erogación Monto máximo deducible cuando es erogado en territorio nacional Monto máximo deducible cuando es erogado en el extranjero Observaciones
Alimentación $750 diarios por cada beneficiario $1,500 diarios por cada beneficiario Se debe acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte.
Si únicamente se acompaña documentación de transporte, el gasto deberá estar hecho con tarjeta de crédito de quien realiza el viaje.
Uso o goce temporal de automóviles $850 diarios $850 diarios Se debe acompañar la documentación relativa al hospedaje o transporte.
Hospedaje Sin límite $3,850 diarios Se debe acompañar la documentación relativa al transporte.
Estos gastos además de estar limitados por los montos mencionados, también tienen otros requisitos, lo cuales son:
• Que los gastos se hagan fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente
• La persona que realice la erogación debe de tener una relación de trabajo con la empresa
Conclusión
Cuando los viáticos y gastos de viaje se paguen mediante efectivo, el IVA debe acreditarse hasta el momento en que se paguen los servicios recibidos en el viaje, y es recomendable que la fecha de pago conste en el documento probatorio, con la finalidad de tener prueba fehaciente de la fecha de pago.
En los casos en que el pago se haga con tarjeta de crédito, el IVA se acredita en el momento en que se realiza el cargo a la tarjeta.