El Artículo 33 del Código de Comercio establece los requisitos mínimos que debe cumplir el sistema de contabilidad. Al respecto indica que:
El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos:
1. Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.
2. Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa;
3. Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio;
4. Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales;
5. Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.
Por otro lado, el artículo 37 dispone que todos los registros contables deben llevarse en español:
Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplirse este requisito el comerciante incurrirá en una multa no menos de 25,000 pesos, que no excederá del cinco por ciento de su capital y las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción al castellano por medio de perito traductor debidamente reconocido, siendo por cuenta del comerciante todos los costos originados por dicha traducción.
Para fines fiscales, el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) vigente hasta el 31 de diciembre de 2013 establecía que:
Cuando en la contabilidad se plasmen datos en idioma distinto al español o los valores se consignen en moneda extranjera, las autoridades fiscales podrán solicitar su traducción y que se proporcione el tipo de cambio utilizado, según sea el caso.
Esto significaba que el contribuyente podría tener registros en idioma distinto al español y valores en moneda extranjera, en cuyo caso, las autoridades fiscales podrían solicitar su traducción así como el tipo de cambio, cuando esto fuera necesario; sin embargo, a partir del 1 de enero de 2014 este párrafo es eliminado del Artículo 28, quedando como única disposición que regula el idioma de la contabilidad, el Artículo 37 del Código de Comercio referido anteriormente.
Ahora bien, con la entrada en vigor del Artículo 33, inciso B, fracción XI del Reglamento del CFF, a partir del 3 de abril de 2014, el criterio fiscal y comercial se homologan y se obliga al contribuyente a que, en caso de tener datos o documentos en idioma distinto al español, acompañe ese registro con la traducción correspondiente y se señale el tipo de cambio de la operación; es decir, todos los datos deben constar en español.
El artículo del nuevo reglamento señala, a la letra:
B. Los registros o asientos contables deberán:
(…)
XI. Plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional.
(…)
Cuando la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad estén en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación;
Anteriormente era posible fiscalmente mantener registros o datos en idioma distinto al español, y solamente a requerimiento de la autoridad, se tendrían que traducir. A partir de ahora, estas traducciones deberán siempre obrar en los archivos de la contabilidad, medie o no solicitud de autoridad.
Cabe mencionar que, de acuerdo con el Artículo 28, fracción I, del CFF, se considera que integran la contabilidad los sistemas electrónicos de registro fiscal, lo que implica que el sistema contable también deberá ser español, o cumplir con la obligación de tener la traducción.
Esta nueva obligación deberá analizarse y evaluarse de forma detallada, ya que implica que cualquier factura que esté en idioma extranjero se acompañe de una traducción, lo que implica un costo adicional para las empresas, así como un incremento en la labor administrativa y de registro y archivo de documentos.